Vay ngân hàng, mua nhà, xin việc, làm hồ sơ du học — mỗi lần là một lần đi công chứng.
Đây là nhóm thủ tục mà mọi người dân đều phải làm nhiều lần trong đời, và cũng là nhóm chuyển lên môi trường số chậm nhất.
Vì sao mảng này chậm hơn các mảng khác
Bản chất là xác nhận tính xác thực. Khác với việc nộp một tờ khai, công chứng là việc một người có thẩm quyền chứng kiến và xác nhận — khó tách khỏi sự có mặt.
Hậu quả pháp lý nặng. Một giao dịch bất động sản sai là tranh chấp nhiều năm.
Giả mạo danh tính là rủi ro chính. Công chứng viên nhìn mặt, xem giấy tờ gốc, quan sát người ký có tỉnh táo và tự nguyện không — phần cuối là thứ khó số hoá nhất.
Dữ liệu cũ nằm trên giấy. Sổ hộ tịch, hồ sơ đất đai nhiều thập kỷ trước.
Nhiều cơ quan cùng liên quan và dữ liệu chưa liên thông hết.
Cái đã làm được
Cơ sở dữ liệu dân cư và định danh điện tử. Nền tảng quan trọng nhất — có mã định danh thống nhất là điều kiện cho mọi thứ phía sau.
Đăng ký hộ tịch trực tuyến ở nhiều nơi cho một số thủ tục.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính — người dân nộp bản chính một lần, nhận bản sao điện tử dùng nhiều lần.
Chữ ký số đã phổ biến với doanh nghiệp.
Cổng dịch vụ công tập trung.
Đây là tiến bộ thật, và nhanh hơn nhiều nước cùng mức phát triển.
Chỗ còn vướng
Vẫn phải mang bản chính đi. Nhiều nơi nhận hồ sơ trực tuyến nhưng vẫn đòi xuất trình bản gốc.
Bản sao công chứng vẫn được yêu cầu nhiều. Trong khi cơ quan tiếp nhận hoàn toàn tra được dữ liệu gốc — đây là chỗ tốn kém nhất cho người dân và dễ bỏ nhất về mặt kỹ thuật.
Bản sao điện tử chưa được chấp nhận rộng. Nhiều nơi vẫn đòi bản giấy có dấu đỏ.
Giao dịch bất động sản vẫn phải tới tận nơi.
Người dân không biết mình có quyền gì. Nhiều người vẫn đi công chứng cho những việc không cần.
Khác biệt giữa các địa phương trong cách thực hiện cùng một quy định.
Cái sẽ tạo khác biệt lớn nhất
Bỏ yêu cầu nộp bản sao công chứng khi cơ quan tra được dữ liệu gốc. Thay đổi này không cần công nghệ mới — chỉ cần quy định và kết nối dữ liệu. Tác động tới đời sống người dân lớn hơn nhiều so với mọi ứng dụng mới.
Công nhận rộng bản sao điện tử.
Liên thông dữ liệu giữa các cơ quan theo nguyên tắc chỉ nộp một lần.
Số hoá hồ sơ hộ tịch cũ — nhóm công việc lớn nhất và tốn kém nhất.
Chuẩn hoá cách thực hiện giữa các địa phương.
Công chứng từ xa — cân nhắc hai chiều
Một số nước đã cho phép công chứng qua video với quy trình chặt. Lập luận hai phía:
Thuận lợi: người ở xa, người khuyết tật, người đang ở nước ngoài không phải về.
Rủi ro: khó phát hiện người ký bị ép buộc hoặc không đủ minh mẫn — hai tình huống mà sự có mặt trực tiếp phát hiện được còn màn hình thì không.
Giả mạo hình ảnh và giọng nói vừa trở nên dễ hơn rất nhiều, làm cho lập luận phản đối mạnh lên chứ không yếu đi.
Hướng hợp lý: áp dụng cho giao dịch giá trị thấp và cho người có lý do chính đáng, giữ yêu cầu có mặt với giao dịch lớn.
AI đổi được gì
Phần hữu ích:
- Số hoá hồ sơ giấy cũ — đọc sổ hộ tịch viết tay thành dữ liệu có cấu trúc. Đây là khối công việc lớn nhất và là chỗ công nghệ giúp được nhiều nhất.
- Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp để giảm số lần phải đi lại.
- Giải thích thủ tục cho người dân — cần giấy gì, làm ở đâu, mất bao lâu.
- Phát hiện mâu thuẫn trong hồ sơ — tên, ngày tháng không khớp giữa các giấy tờ.
- Với công chứng viên: rà soát hợp đồng, đối chiếu thông tin, tra tình trạng pháp lý tài sản.
Ranh giới, và ở đây thì rất cứng:
- Không thay được công chứng viên. Việc xác nhận một người tự nguyện và đủ năng lực hành vi là việc của con người, và nó có hậu quả pháp lý.
- Không tạo hay chỉnh sửa giấy tờ.
- Đọc hồ sơ tự động có sai sót — với hồ sơ hộ tịch thì một chữ sai là rắc rối nhiều năm cho một người. Phải có người đối chiếu.
- Dữ liệu hộ tịch là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
- Giả mạo hình ảnh và giọng nói làm cho mọi quy trình xác thực từ xa rủi ro hơn — đây là lập luận chống lại việc số hoá vội vàng ở khâu này.
Vì sao cái tên đáng chú ý
"Tư pháp" là thuật ngữ chính thức bao cả công chứng, chứng thực, hộ tịch, lý lịch tư pháp — nhóm thủ tục mà mọi người dân đều dùng.
Ghép với chữ chỉ số hoá, cái tên nói đúng hướng đi của một mảng đang tốn rất nhiều thời gian của xã hội.
Nhóm quan tâm rất rộng: người dân làm thủ tục, văn phòng công chứng, doanh nghiệp làm phần mềm cho khu vực công.
AI đã làm cho việc số hoá hồ sơ giấy và dựng hệ thống tra cứu thành chuyện vài tháng. Thứ còn khan hiếm là quy định bỏ bớt yêu cầu giấy tờ thừa, và một cái tên rõ nghĩa cho cả nhóm thủ tục này.
tuphapso.com là phần thứ hai.
Xem thông tin tên miền: tuphapso.com trên Tên Miền Đẳng Cấp
